【賢いメールの作成方法】レッスンの申込のNG文面と修正メール案

レッスン

今回は1レッスン制のレッスンでの申込と質問などをする際のメールについてのお話です。

メールやLINEなどのメッセージのやり取りでは賢いかそうでないかと言うのがものすごく伝わってしまいます。

賢いメールのポイントは以下

  1. やり取りの回数が出来るだけ少なく済む文面であるか
  2. 返事をしやすい的を得た文章や質問であるか
  3. 分かりやすい簡潔な言葉で書かれているか

ではNGメール例とその改善を解説していきます。

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【賢いメールの作成方法】レッスンの申込方のNG文面と改善策

【賢いメールの作成方法】

レッスンの申込方の

NG文面と修正メール案

メールのやり取りは、お友達とのLINEなどの会話とは違って事務的にスマートに送るのが基本です。

大切なポイントは以下

  1. やり取りの回数が出来るだけ少なく済む文面であるか
  2. 返事をしやすい的を得た文章や質問であるか
  3. 分かりやすい簡潔な言葉で書かれているか

では、これらの項目ごとにNG文面と改善策を深掘りしていきます。

やり取りの回数が出来るだけ少なく済む文面であるか

メールのやりとりの鉄則は、レスポンス回数が極小であることです。

では以下のNG文面を見てみましょう。

NG文面

レッスンをお願いしたいのですが、空いている日にちはありますか?

一見、間違いのないような感じにみえますが、この文章だとやり取りの回数が多くなります。

この続きのレスポンスの例をみていきましょう

先生:●月×日の△△時からでいかがですか?

生徒:その日は都合が悪いのですが、他の日はありませんか?

こうして何度も日程の調整のために相手の手間を取ることになります。

直接話をするのなら成り立ちはしますがメールとなるとまた違います。

先に相手の予定を聞くのであれば提示された日程なら

呈示されてたいつでも受ける

というスタンスで聞かなければなりません。

ではこれを修正してみます。

メールの改善例 1

レッスンをお願いしたいのですが、

  • ○月△日/〇月◆日 それぞれ〇時以降
  • ▲日以降の〇曜日

この中で、お願いできるお時間はございますか?

いくつか希望する候補日程と伺える時間をあらかじめ呈示して送るとレスポンスは1回で済みます。

呈示の中で決まらなければ、先生側から日程の提案があり、レスポンスが2回で済みます。

日程が確定したら

お忙しいところ、お時間を取って頂きありがとうございます。宜しくお願いいたします。

と返信して終わり。

最小限のやり取りで済む方法で相手に失礼のないやり取りです。

※注意:先生によってはぐちゃぐちゃと長いメールがお好きな方もいるのでその辺は臨機応変に。

返事をしやすい的を得た文章や質問であるか

メールで次に練習する曲の事や、スケジュールの立て方などを質問する機会もあります。

そこで大切なのが以下のポイント

  • 知りたいことは何か
  • 問題点は何か
  • 相手が具体的に答えられるか

ではNG文面をみていきましょう

NG文面

  • 今弾いている曲が難しくて、これって私、弾けるんでしょうか?
  • 子供が練習をしません。どうしたらいいですか?
  • (既に前もって文書で知らせている事大して)教えてください。説明してください。

どれもこんな問題点があります

  • 質問内容が漠然としすぎている
  • 自分で考えてなにがしか解決を試みた形跡が文面にない
  • 自分自身の準備や注意力不足

どの質問も、相手に

どういう意味なんだろう…何を答えて欲しいんだろう…。とものすごく負荷がかかり相手の時間を奪いまくります。

では、修正していきます。

メール修正例 1

今弾いている曲が難しいのですが、このまま練習を続けるか他の曲に変えた方がいいのかを悩んでいます。

  • どれくらいの期間
  • どれくらいの練習量

どんな練習で弾けるようになるかを知りたいです。

次回のレッスンの時に教えて頂けますか。宜しくお願いいたします。

メール修正例 2

子供が練習をしない事で悩んでいます。このような改善を試みました。

  • 30分練習したらゲームしてもいいというルールを作った
  • 一緒に練習してみた

この方法に問題ありますか?他に良い方法はありますか?

次回のレッスンの時に教えて頂けら嬉しいです。宜しくお願いいたします。

メール修正例 3

頂いた資料を読んで、以下の点が理解できないので説明して頂けませんか?

  • ○○○○
  • △△△△

お手数かけてすみません。宜しくお願いします。

緊急の事でない限り、メールでの質問は本来はタブーです。

何故ならレッスン時間外で無賃労働になってしまうからです。

質問のメールを読むことも本来は相手の時間を取らせることになりますので、次回のレッスンに伺った時に聞くというスタンスが良いでしょう。

分かりやすい簡潔な言葉で書かれているか

賢い人に多いのですが、言葉が難しくて読むのが疲れてしまうメールがあります。

同じような言葉を使うもの同士のやり取りであれば、難しい言葉は短く多くの情報を伝える素晴らしいツールです。

しかし、こんなメールは脳に負荷がかかるので改善が必要です。

  • 難しい熟語が多い
  • 漢字がやたらめったら並んでいる
  • 語尾や一語一語は丁寧だけど内容がなくて読みづらい

ではNG文面の例を見ていきましょう。

NG文面

  • 応接不暇と存じますが、仰せられましたレッスンの日時を改めさせて頂きたい所存にございます。
  • 分からない事がございまして、考えましたところ自分なりの答えが見つかりそうなところでしたが、困りましてどうにかしようとしておりますところメールさせて頂きました。

カッコイイ難しい熟語ですが、読む側との共通認識がない場合はクソめんどくさい文字の羅列にしか見えません。

また、丁寧なつもりでも結局は文面の核心が何かが伝わらなければ意味がありません。

では改善例を見ていきましょう。

メール改善例 3

  • お忙しいところすみません。レッスンの日程の変更をお願いしたいのですが、●月○日の…(以下改善例1)
  • 頂いた文面で分からない所があります。考えましたがどうしてもわからなかったのでご連絡させていただきました。

まとめ

賢いメールの作成方法のポイント

  1. やり取りの回数が出来るだけ少なく済む文面であるか
  2. 返事をしやすい的を得た文章や質問であるか
  3. 分かりやすい簡潔な言葉で書かれているか

これらを解説しました。

先生として働く立場は、お給料で働いている学校の先生もいますが、ほとんどが自分の時間が稼ぎに直結する個人事業、フリーランスです。

メールのやり取りは「相手の時間を奪う行為」という認識で、必要最小限であるかで「その人」をものすごく見ています。

先生と生徒の関係性はさまざまで、逐一報告を望まれたり、濃い内容のメールのやり取りを好まれる方もいるので、あくまでも一例としてご覧ください。

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